今回はOffice365のメールの話をします。
Eメールはいまや、電話やFAXと同じくらい当たり前に使われていると思います。
これは簡単そうで、踏み込んでしまうとややこしい説明になってしまうので、分かりづらかったらすいません。
一般的に使われているメールは、PCにダウンロードしています。
そして、ダウンロードしてしまうとそのPCでしかメールを見ることができません。
前から言ってるように自宅のPCやタブレットやスマホでメールを見ることができなくなります。不便ですよね～。
だから、他の端末でも見れるようにサーバに残したままにします。こうすることによって、他のPCでもダウンロードしてみることができるようになります。
この使い方をされている方が結構いらっしゃると思います。
但し、この使い方にはいくつかの欠点があります。
まずメールをサーバに残したままにするので、サーバの容量を圧迫します。
通常のメールボックスの容量は100MB程度ですので、写真を添付するとすぐにいっぱいになって、以降のメールが受信できなくなります。
また送信したメールは送信済みフォルダに保存されますが、これはそのPCでしか確認できません。
つまり会社のPCから送ったメールの内容について問い合わせがあったときは、会社のPCを見ないとどんなメールを送ったのかが確認できないということです。
これはちょっと不便ですよね。
そしてもう1つ、これは不便と言うよりもセキュリティ上のリスクですが、メールを受信するときにPOP3というプロトコルを使って受信している方がほとんどです。
これはメールを受信するときにアカウント名とパスワードでサーバにログインする方法ですが、暗号化されていません。ですので無線LANを使用している場合や、同じネットワークに接続している人に盗聴される恐れがあります。
メールはセキュリティ的にとても脆弱です。ほとんどの場合は、アカウント名はメールアドレスです。そしてそれらの情報がネットワーク上を暗号化されずに流れていくので、盗聴にはとても弱い仕組みです。
最近はPOP3SやSMTPSに対応しているメールサーバ、メールクライアントが増えてきましたが、設定はPOP3とSMTPのままと言う方がまだまだ多いです。
アカウントとパスワードが漏れるとメールが盗聴されます。そしてサーバに残したままの設定にすると、ほとんど全てのメールが盗聴されるようになります。
見積もりやパスワード情報、個人情報、給与情報などメールでやり取りされている情報はとても増えています。
メールの設定は、1日でも早く見直すべきです。
ここまで今のメールの使い方について3つの問題を上げました。しかし、これらはちょっとした工夫や変更で対処可能です。
メールサーバの容量については、契約容量を増やすかサーバに残す日数を減らす。
送信済みメールについては、BCCで自分にも送る。
セキュリティについては、POP3SやSMTPSを利用する。
こうすることによって対処は可能ですが、契約容量を増やすためには費用が増えるかもしれません。サーバに残す日数を減らすことで片方のPCで受信できないメールが増えるかもしれません。送信するときにBCCで自分に送ることを忘れてしまうかもしれません。自分のメールサーバがPOP3SやSMTPSに対応していないかもしれません。（最後は今時ほとんどないと思いますが・・・）
こういう色々なちょっとした不具合が解消できるなら、Office365のメールを利用してみることもありだとは思いませんか？
う～ん、最初に書いた通りとても分かりにくい内容になってしまいました。書いている自分が分かりにくいと思っているから、読んでいる人はもっと分かりにくいでしょうね。
今回は今までのメールサーバを利用することの不具合についてでしたが、次回は独自ドメインのことも絡めて書こうと思います。
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