ブログ ～ Office365
クライアントPCのバックアップ軽視が招く・・・
クライアントPCのバックアップを取っていない企業はまだまだ多数いらっしゃいます。
パソコンは壊れるものだと分かっていても、「まだ大丈夫だろう」とか、「そこまで手が回らない」とかの理由をつけて、危険な状況を放置しています。
重要なデータはサーバに保存していて、サーバはバックアップを取っているという組織はまだましですが、火災・落雷・盗難によってバックアップもろとも無くなってしまうということも十分考えられます。
先日の糸魚川であったような大規模火災がいつ起こらないとも限りません。また震災がいつ我が身に降りかからないとも限りません。
遠隔地への又はクラウドへのバックアップは全ての組織にとって喫緊の課題です。
OneDriveなどのクラウドストレージの価格が大幅に安くなったことで、費用は問題ではありません。
大切なのは経営者様の自覚です。
社員1人に、例えば月額25万円の給料と、3万円以上の社会保険料、1万円以上の交通費、その他通信費やPCなどの経費が掛かっています。
そこに540円足していただくことで安定したバックアップが利用できます。
サーバがあるならば、サーバのデータをクラウドにバックアップすることも540円で可能です。
今年こそクラウドを考えてみてください！
セミナーのお知らせ
今年も残すところ10日ほどとなりました。
秋から定期的に開催しているセミナーもお正月休みをいただきますが、
来年1月11日からスタートします。
新年1回目は、少人数でもOffice365を使って生産性を上げることができるお話です。
中小企業が大企業に勝つためには、スピードが１つのポイントになると思います。
Office365はそのスピードアップに役に立ちます。
またBCP対策にもなりますので、ファイルサーバを使っていない会社の担当者様は是非聞きに来てください。
少人数でのセミナーですので、個別の相談もどんどんお受けします。
Microsoft関西支店でセミナーをやります
先日マイクロソフトの担当者の方と話しているときに、当事務所で行っているセミナーの話題になりました。
関西支店の部屋を借りてセミナーをさせていただけることになりました。
詳細はまた後日告知しますが、10月4日火曜日午後3時～です。
Office365の活用法が中心となります。
よろしければ是非参加してください。
迷惑メールに強いExchange Online
これは先日お客さんと話してた時のことですが、
「自分のメールアドレスから迷惑メールが送られてくるけどなんで？」
と聞かれました。
送信メールアドレスを詐称していることと簡単な仕組みを説明しましたが、途中でふと思ったのは、私のメールアドレスにはそういったメールが送られてこないということです。
以前の会社でレンタルのメールサーバを使っていたときは、自分のメールアドレスからスパムメールが送られてくることがよくありましたし、とにかく迷惑メールがとても多かったと思います。
なぜ今のメールアドレスになってからスパムが減ったのかを調べてみると、理由はExchange Onlineにあることが分かりました。
Exchange Onlineでは、送信元を詐称したメールを通さない設定になっています。
Office365のSLA（サービスレベル保証）にもスパム検知率が載っているようです。
多くのスパムメールは送信アドレスを詐称しているので、Exchange Onlineを使っているとスパムメールが少ないというか、私のところにはスパムメールが来た記憶はありません。
送信メールアドレスを詐称して送ってくるメールは明らかに何らかの悪意を持って送られてきます。
ドメインなどで撥ねられないように同じメールアドレスにして送ってきてるので、通常の迷惑メール判定では判別しにくいのかもしれません。
スパムメールを送る側にとって、送信メールアドレスを詐称することは簡単です。
自分のメールアドレスから送られて来ればおかしいと思えますが、知り合いのメールアドレスや取引先のドメインで送られてくると信用して開いてしまうこともあると思います。
そして信用して添付ファイルを開いてマルウェアやウイルスに感染するということが非常に多いです。
今の時代もウイルス・マルウェアの入り口はメールが一番です。
メールには本当に気を付けてくださいね。
セキュリティ面から考えても、Exchange Onlineはお薦めできます。
メールの誤送信を防止する
メールやFAXの誤送信防止はよく聞かれる話です。
最近の複合機にもFAXの誤送信防止機能が追加されていますが、アドレス帳に登録されていない番号には送れないとか、確認メッセージを出してもう一度OKしないと送れないとか、不便になっている割には効果がいまいちかなと思うものが多いです。
メールの場合はどうでしょう？
Gmailには送信取り消し機能があって、私も以前は使っていました。
送信後に取消というボタンが表示されて30秒以内なら送信を取り消せるという機能です。画面を遷移してしまうと取消できないので、実際は数秒以内の勝負です。
誤送信は送信ボタンをクリックして数秒後に気付くことが多いので、一定の効果があります。
実際に使ったことは2、3度ですが、「あっ！」と思ったときに助かりました。
Office365のExchange Onlineにもこの機能を付けて欲しいと思っているのですが、なかなか付きません。
Gmailの真似ができないのか、権利関係があるのかもしれませんね。
メーラーにOutlookを使っている場合は、メッセージルールを追加することによって指定した時間後に配信する設定をすることができます。
1～3分くらいがいいと思います。その間は送信トレイに残るので送信を取り消すことができます。
私は通常Outlookを使わずに、IEでOWAを使っています。
OWAでは遅延配信の設定ができないようですので、Exchange Onlineの別の機能を使って送信確認をしています。
それは承認機能です。
メールを送信すると指定したアドレスに通知され、そこで承認した後にメールが配信されるという機能です。
上司が部下の送信メールを確認するための機能ですが、それを自分が送るメールを自分が承認するように設定しています。
メールを作成して送信すると、数秒後に自分にメールが届きます。
そこには宛先のメールアドレスとメール本文が数行載っています。
添付ファイルを開いて確認すればすべての内容が確認できます。
宛先や内容に問題がなければ承認のチェックをクリックすることで実際にメールが送信されます。
誤送信はヒューマンエラーなのでどれだけ対策を施してもゼロにすることはできませんが、誤送信はかなり減りました。
私の場合はほとんどが添付ファイル漏れですが・・・。
iPhoneの場合はちょっと手間かもしれません。
iPhoneでメールを受信するには、OWAアプリ、Outlookアプリ、既定のメーラーの3種類があります。
このうち承認ボタンはOWAアプリでしか表示されません。
また添付された元のメールはOWAでは直接見ることができません。Outlookアプリや既定のメーラーなら見ることができます。
よってメールの内容を確認して承認するためには、Outlookアプリで開いて確認する必要があり、OWAアプリで承認する必要があります。
iPhoneから添付ファイルのあるメールを送ることはほとんどなく、簡単な急ぎの連絡メールだけですので実際はOWAアプリ1つで間に合うと思います。
以上、メールの誤送信防止の内容でした。
2016年8月21日現在の私の使用状況に基づいて書いてますので、機能追加や削除などで使い方が変わる場合があります。
100人以上で使うOffice365
このブログでは少人数の会社でOffice365のコストパフォーマンスがスゴイということを書いてきました。
では100名以上の会社にとってはコストパフォーマンスが優れていないかというとそうではないです。
少人数の会社の場合には、ファイルサーバや予定表、メールなどを個別に用意すると1人当たりの費用が高くなります。
例えばファイルサーバにはNASを使うとしても最低限RAID1の機能は欲しいです。そしてNASが壊れたときのために外付けのHDDも必要です。
となってくると5万円くらいしますよね。BCPとか言い出すと数倍の費用がかかります。
そしてメールサーバを借りないといけない、これも月数千円～の費用がかかります。
予定表はホワイトボードかGoogleのサービスを使えば無料ですけど、いろいろと問題は出てきそうです。
そういうことを合わせて考えるとOffice365のBusiness Essentialsは月額540円、年額6480円ですので、3人の会社だったら年間約2万円、5年間でも10万円でファイルサーバやBCP対策、メールに予定表、そして個人のPCのバックアップまで賄ってくれます。
10名でも年間65000円、5年で325000円ですから、今かかっている費用と比べてもらえるとお得感が分かっていただけると思います。
（継続的な保守やメンテナンスを頼む場合は別途費用が必要です）
OneDriveと同期できるNAS
OneDriveのメリットの１つにクラウドでバックアップができるということを今までも言ってきました。
これは大変大きなメリットだと思います。
特に数人だけの環境で、毎月540円/人で簡単にバックアップが取れることはとても便利です。
しかし問題が全くないわけではありません。
PC側のデータ容量の問題です。
最近のデスクトップはハードディスクが1TBというのも珍しくありませんが、ノートPCでは500GBが標準です。
モバイルノートやタブレットになると、SSDになるので120GB～256GBくらいが標準になります。
つまり、デスクトップPCはアプリを使ってPCのファイルとOneDriveを同期できますが、その他のPCは容量の問題があるので同期できません。
そのために先日はネットワークドライブの使い方も書きました。
少しでもPCに詳しい方はネットワークドライブで十分に使えると思いますが、PCを起動したときに接続が切れてることが多いので不便に思われることも多いようです。
そこで今日は「やっぱりNASがいい！」と言う人のためのNASをご紹介します。
DropBoxと連携してクラウドに保存できるものはアイ・オー・データ機器やBUFFALOのNAS製品にあります。
以前にも書きましたがDropBoxは月額1200円しますし、ファイルサーバとしての機能しかないのでお薦めしにくいと思います。
OneDriveと連携するNASが無いかなと探してみるとありました。
台湾の「Shnology」というメーカーの製品です。
その中でも「DS216j」は価格コムで売れ筋№1になっています（2016/7/21時点）。
そんなに安いわけではありません。1TBのHDDを2つ付けて35,000円～40,000円くらいします。
BUFFALOのLINKSTATIONのRAIDモデルの最安が25,000円くらいですので1万円以上高くなります。
でも売れてるんですね。まぁ、BUFFALOのLINKSTATIONの場合は外付けのHDDを買わないといけないので結局同じくらいの価格になります。
価格は同じくらいでクラウドにバックアップが取れるならこちらを選ぶ理由にもなると思います。
設定も簡単ですのでNASを購入する機会がある人は一度検討してもらったらいいかもしれません。
Office365でパスワードに使える文字
Office365を使っていると定期的にパスワードを変更するメッセージが出ます。
最初の設定では3ヶ月になっていると思います、私は1ヶ月にして使っています。
今日、お客さんからメールの添付ファイルを保存できないと連絡がありました。
遠隔でPCを確認させていただくと、ちょうどパスワードの変更時期でした。
サインアウトしない設定にしていたので、ちょっと不具合が出ていたようです。
いったんサインアウトしてから、サインインします。
するとパスワードの変更画面が出るので、古いパスワードと新しいパスワードを2回入力して更新ボタンをクリック、それだけで終わる予定でした。
ところが「問題が発生しました」と出ます。
数分待ってやり直しても結果は同じです。
困ってOffice365のサポートに電話をすると、1時間ほどで折り返しの連絡があり簡単に解決しました。
原因はパスワードに使えない文字を使っていたことでした。
今回は " （ダブルクォーテーション）です。
今年の2月か3月までは使えてました。
私のパスワードにも使っていたのでそれは間違いないのですが、いつのまにか使用可能文字が変わっていたようです。
電話で聞いただけなのできちんと覚えていませんが、
”（ダブルクォーテーション）、'（シングルクォーテーション）、￥
などが使えないみたいです。
規定や仕様を変えるのはいいのですが、全く連絡してくれないのは困りますね。
今回もOffice365の「使用可能文字」や「禁則文字」で検索しても有効な情報が何も出てきませんでした。
パスワードの変更ができない人は、禁則文字を使っているかもしれないので注意してください。
SharePoint-ブラウザから直接開く
最近SharePointを使う機会が特に増えてきました。
使う回数が増えてくると面倒に感じることも増えてきます。
OneDriveはOneDrive for Businessの同期アプリを使ってパソコン内に同期フォルダを作成できます。
SharePointも同様に同期アプリを作成できるのですが、問題があります。
それはディスクの容量です。
私の経験上、個人PCのHDD使用量は100GB未満、10名くらいまでの中小企業のファイルサーバ使用量は200GB未満といった企業が大半です。
最近のノートPCは500GBくらいのHDDを載せていますので、個人ファイル、共有ファイルをHDD内に同期させても問題ありません。
しかしタブレットは別です。
タブレットはSSD容量120GBがほとんどで、大きくても240GBくらいまでです。
これでは同期させられません。
SSDに換装したPCなども同じでHDD容量が小さくなります。
このHDDの問題を解消するためにはSharePointはブラウザで使用するしかありません。
ブラウザで使用すればHDDの容量も関係ありません。
但し、面倒なことがあります。
例えばExcelファイルを開くと、まずExcel Onlineで開きます。
閲覧はできますが編集ができません。
そこで編集をクリックするとExcelで開くかExcel Onlineで開くか選ばないといけません。
Excelで開くとなるとExcelの認証を聞かれる場合があります。
アカウントを入力して、パスワードを入力して、やっと開けます。
これは非常に面倒です。
きょうこの解決法が分かりました。
サイトの設定から設定できます。
SharePointからチームサイトを開きます。
（SharePointの表示が以前はサイトだったのにSharePointに変わってます）
右上の歯車から「サイトの設定」を選択します。
次に「サイトコレクションの管理」の中の「サイトコレクションの機能」を開きます。
「既定でクライアント アプリケーションでドキュメントを開く」の右側の「アクティブ化」をクリックします。
右側に「アクティブ」の表示が追加されます。
これでOKです。
反映に少し時間（5～10分）がかかります。
次にExcelファイルを開くと自動的にクライアントのExcel2016で開くようになります。
Office365のサポートに問い合わせて教えてもらいました。
いつも的確に教えてくれるので助かってます。
OneDriveも同じようにクライアントのExcelで開く設定があります。
こちらはOneDriveを開き、左下の「従来のOneDriveに戻す」をクリックします。
「ライブラリ」タブの「ライブラリの設定」をクリックします。
*「参照」、「ファイル」、「ライブラリ」が表示されていない方は、右上の歯車からリボンをオンに変更してください。
「全般設定」の中の「詳細設定」をクリックします。
「ブラウザーで開くドキュメント」を「クライアント アプリケーションで開く」に変更します。
一番下まで行って「OK」をクリックします。
以上でOneDriveも直接Excelなどで開くようになります。
これでかなり使い勝手がよくなりました。
後は、同名ファイルをドラッグ＆ドロップでアップロードするときに、エラーが出て上書きを選択しないといけないのですが、そのエラーが非常に分かりにくいのでその部分を修正してもらえたらなと思います。
1人社長など1人で使う人は、月々540円で合わせて2TB使えます。
たぶん最強に安いです。
出張セミナーの続き
前回のブログで情報セキュリティセミナーの話を書きましたが、その続きです。
セキュリティに関する内容は前回通りですが、余った時間で熊本地震からBCPの話へ移っていきました。
Buffaloの家庭用NAS（実売3万円程度）を使っていらっっしゃいますが、バックアップは取っていないということです。
「バックアップを取らなくても、ハードディスクが2枚あるから1枚壊れても大丈夫でしょ」とよく言われます。
しかし、大丈夫ではないです。本体が故障する可能性があります。
アイ・オー・データもBuffaloも安価な2ドライブNASを出していますが、これらはHDDの載せ替えができません。
本体が故障すると、修理するか新しいものに交換するかのどちらかです。
しかしその時にデータを取り出せなくなります。
専門の業者に依頼してデータを取り出すこともできますが、安くても3万、5万といった費用がかかります。
つまり安価な2ドライブNASを使う場合は、バックアップは避けて通れないということです。
外付けのUSB-HDDを繋いでバックアップを取るようにお願いしました。
しかしそれでも地震や火事、盗難に対する備えがありません。
以前から書いてますように、office365のOneDriveとSharePointがいいですよと薦めましたが、12人いらっしゃるんですね。
Office365のBusiness Essentialsは1人540円/月ですが、12人で6480円かかります。
1年で77,760円、5年で388,800円かかるので、今50,000円くらいで運用していることと比べると導入は難しいということでした。
社員で共有できるSharePoint、個々のデータをバックアップできるOneDrive、そしてスマホなどで外出先からでも簡単にアクセスできる、スケジュール管理もできるとメリットは理解していただいているのですが、費用がネックになるそうです。
とりあえずは役職者だけでも導入してバックアップを検討されることになりました。
5人くらいまででしたら、確実に安いんですけど10名超えると費用的に難しいと言われがちです。
もっと魅力をアピールできる説明ができればいいんですけどね。
OneDriveをネットワークドライブに
先日Office365 Businessを納品したお客様先でのことですが、ご使用になるPCのうち1台がハードディスクの容量がとても小さいものがありました。
通常は次世代のOneDrive同期アプリをインストールしてPC内のフォルダと同期させるのですが、その方法だと容量が足りません。そこでOneDriveのフォルダをネットワークドライブとして同期させることにしました。
この方法だとPCの容量に関係ないのでタブレットなどには特に便利です。
しかしインターネット上のフォルダですので、速度は遅いです。
体感できるかどうかはインターネット接続のスピードによりますが、実際にやってみたところ通常のExcelを開くくらいなら特別問題はない程度でした。
タブレットや昔のノートPCなどをお持ちの方はこの方法を試してみてもいいと思います。
１つ問題はwindows7で設定した後、再起動するとネットワークドライブの接続が切れてしまうことでした。
再接続にはIEでOneDriveを開き、「従来のOneDriveに戻す」をクリックし、リボンのライブラリから「エクスプローラで開く」をクリックしなければいけません。
それも1度目はエラーが出ます。エラー画面を×で閉じた後、もう1度「エクスプローラで開く」をクリックするとフォルダが開いてネットワークドライブも接続できる状態になります。
この辺はwindows7と8、8.1、10の仕様の違いなんでしょうね。
私の周りではwindows10を嫌がる人が結構います。
昔のソフトを使っているという方は分かるのですが、インターネットとメールしかしない方も嫌がる方が多いです。
確かにスペックが低いと動作が悪くなることもありますが、そういったPCはwindows7でも動作が遅いはずなので関係ないと言えば関係ないんですけどね。
windows10への無償アップグレードがあと2ヶ月となりました。
特殊な事情がない人はアップグレードしたほうがいいと思います。
OneDriveに対応した複合機
今までNASの代わりにOneDriveを使うと安くて便利になりますということを書いてきましたが、その中で１つネックになっていたのがFAXのことでした。
数年前から受信したFAXをフォルダに保存したり、メールに添付して送信したりすることは当たり前になっています。
今まで私の知る限りではOneDriveに保存できませんでした。
厳密に言うとできないことはなかったのですが、フォルダに保存するためにはPCをつけっぱなしにしておかないといけなかったわけです。
近々販売される東芝テックのe-STUDIOシリーズは、スキャンしたデータや受信したFAXデータを直接OneDriveに保存できる機能がついています。
厳密にはその前の機種からできたらしいのですが、そのことをアピールしていなかったためか私は知りませんでした。
SharePointをPCのフォルダと同期させる
SharePointの容量が1TBになったことで、お客様にSharePointの利用を薦めることが多くなりました。
とても喜ばしいことなのですが、１つ厄介な問題があります。
それは32ビットと64ビットの問題です。
Windows7の32ビット版を使っている人には関係ないのですが、Windows8以降の人は結構引っ掛かる問題です。
その原因ですが、SharePointを同期できるOneDriveアプリはOfficeアプリの一部として提供されます。
Officeアプリを使っていない人は問題ないのですが、多くの人はExcelなどを使っています。
そしてほとんどの人は32ビット版のOfficeアプリがインストールされています。
それに対してOneDriveアプリはOSのビット数と同じものしかインストールできません。
そしてwindows8、8.1、10を使っている人の多くは64ビットのOSになっています。
これらのことから、64ビット版のOSに32ビット版のOfficeアプリをインストールしている人は、64ビット版のOneDriveアプリをインストールできないということになります。
つまりSharePointの同期ができないというわけです。
次世代のOneDrive for Businessアプリは、Officeアプリとは関係なくインストールされますので、OSのビット数に合わせたものがインストールできます。
早く次世代のOneDrive for BusinessアプリでもSharePointの同期ができるようになってほしいです。
OneDriveの容量変更
個人向け、無料のOneDriveの容量が小さくなります。
今まで15GBの容量がありましたが、2016年8月10日から5GBに変更されます。
昨日マイクロソフトからメールが来ていました。
詳しくはこちらのリンクで確認してください。
一気に1/3になるので、これに依存している人はつらいでしょうね。
私は2GBくらいしか使ってないので問題ありませんとMicrosoftが教えてくれました。
有料のOneDriveを無制限にしたら、1人で74TBアップロードした強者が現れて、即1TBに逆戻りしたこともありますが、クラウドストレージが認知されて利用者が増えてくると無料のサービスは制限される運命にあります。
新規オープンの食べ物屋さんが宣伝のために格安のランチを提供するのと同じでしょうね。
2年くらいして固定客が付いてきたらランチをやめるのと似ている感じがします。
Microsoft嫌いの人にとっては、叩くための恰好の材料になりますね。
私は容量よりももっとアプリを安定させてほしいです。
SharePointの容量が増えました
SharePointの容量が増えました。
今までは組織で10GBと1アカウントにつき500MB増加でしたので、実際に共有ファイルを保存するスペースとしては小さすぎました。
今年の2月の半ばから、100倍の1TBになりました。
これはお客様から問い合わせをいただいてMicrosoftに確認して分かったことですが、正式な発表は2月の半ばにあって、それまでに少しずつ増量していってたそうです。
元々SharePointはファイルを保存する場所というより、社内のポータルサイトとして使うことをMicrosoftが想定していたと思います。
Office365をグループウェアとして考えたときに、メールや予定表はExchange Onlineで、ファイルの保存はOneDriveで、社内の連絡、掲示板などはSharePointで、でといった使い方ですね。
ただ担当者をアサインできない中小企業ではサイトの運営は現実には難しく、私もほとんど使い方を説明してきませんでした。
しかし容量が1TBになると話が違ってきます。
1TBの容量があるとほんどの中小企業のデータが賄えます。
アイ・オー・データやBuffaloのNASを使用している企業様の大半が、100GB未満、多いところでも数百GBの使用量ですので、そのすべてをSharePointに保存することができます。
そうすると個人データはOneDriveに、会社のデータはSharePointに、分けて保存することができます。
またSharePointもOneDrive同様、同期ツールを使ってPCのフォルダと同期することができるので、ブラウザのファイルをダウンロードする手間がありません。
但し、SharePointの同期は次世代のOneDrive同期ツールでは対応していないらしく、以前の同期ツールを使用する必要があります。
私の場合は、Windows10の環境で個人のOneDriveと組織のOneDriveは次世代の同期ツールで、SharePointは以前の同期ツールで同期しています。
Microsoftのサポートに聞いた結果、この使い方が一番安定しているそうです。
ほとんどNASが不要になるレベルに近づいてきましたね。
5人くらいの会社さんだと年間3万円くらいのライセンス料ですから、Office365のお得感がご理解いただけると思います。
最後に、SharePointはBusiness EssentialsかBusiness Premiumで使用することができます。
Windows用のOneDrive 同期クライアント
OneDriveには個人用の同期クライアントと
既存のOneDrive for Business同期クライアント、次世代のOneDrive for Business同期クライアントの3種類があります。
図は私のノートPCのタスクトレイですが、3つの雲のアイコンがありますね。
真ん中の白いのが個人用です。
右側「OneDrive-Business1」と表示されていますが、こちらは法人用で個人用と使っているソフトは同じです。
この2つが次世代のOneDrive for Business同期クライアントです。
そして左側の青い雲が既存のOneDrive for Business同期クライアントです。
使い分けですが、個人用にはandroidのスマホで撮った写真や個人的なファイルを保存しています。
OneDrive-Business1には、仕事で使う個人のファイルを保存しています。
左側のOneDriveは、これは実はSharePointという組織用の保存場所ですが、仕事で使う会社共有のファイルを保存しています。
Windows10、Windows8は、もともとソフトがインストールされています。
但しそのままでは個人用のアカウントでしかサインインできませんので、レジストリを編集する必要があります。
編集と言っても難しく考える必要はありません。
Microsoftが提供してくれているファイルを2つWクリックで開くだけです。
下記リンクをクリックしてzipファイルをダウンロードして解凍します。
http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=717805
その中のDefaultToBusinessFRE.reg をWクリックして開きます。
セキュリティの確認メッセージが出ますので許可します。
次にEnableAddAccounts.reg をWクリックして開きます。
こちらもセキュリティの確認メッセージが出ますので許可します。
これで組織向けのアカウントでソフトを使用することができます。
個人向けのアカウントも同じソフトで同期できますが、個人向けは1アカウントのみです。
個人向けのアカウントは無料なので 、1人で複数アカウントを同期することができれば実質容量無制限のようになってしまいますからね。
対して法人向けのアカウントはいくつでも追加できます。
（3月にMicrosoftのサポートに聞いたところ実質の制限はないということでした）
但し、HDDの容量やPCの動作を考えるとそんなに多くはできないと思います。
Windows VISTA、Windows7は、同期ソフトをダウンロードする必要があります。
ブラウザでOneDriveのページを開くと、左下の部分にOneDriveアプリの入手というリンクがあります。
こちらのリンクからダウンロードしてインストール必要があります。
VISTAはサポート期限まであと1年になりました。
今のままでいくと消費税は上がらなさそうですが、買替は必要ですね。
ただ台数がXPほどではないので、そんなに混乱はしないと思います。
OneDriveの同期ソフトは何かと評判が悪かった時代がありました。
やっと安心して使えるようになってきたと思います。
最後にDropboxでは無くOneDriveを使うメリットをまとめてみたいと思います。
Dropboxは当時の学生が開発した画期的なシステムでした。それまでにもクラウドストレージはありましたが、アップロードが必要なものがほとんどの中で初めてフォルダに保存するだけでクラウドストレージと同期できるようになりました。
当時はとても感動したことを覚えています。
Dropboxには敬意を表しますが、実際に使用する上でのコスパなどを考えていきます。
１、まずコストです。OneDriveは1アカウント540円で1TBですが、Dropboxは1アカウント1TBで1200円です。
２、続いて企業としての信用度です。あまり意味はないかも知れませんが、Microsoftは恐らく10年やそこらで倒産することはないでしょう。そういった意味での基盤が違います。
３、日本にあるデータセンターを使用。日本で契約するOffice365は日本のデータセンターを利用しています。そのために目に見えない安心感もありますし、物理的に転送速度が速いです。
以上3つの点からOneDriveに軍配が上がります。
その他メールや予定表も使える、SharePointやオンライン上のExcelやWordも使える、と
OneDriveを選ばない理由がないのでは？と言えるくらい充実してると思います。
もっと細かな補足を知りたい方はコメント欄から聞いてください。
今までSharePointに触れてこなかったので、次回はSharePointの話をします。
OneDriveでバックアップを取る
OneDriveでPCのバックアップが取れるということを何回か言ってます。
今日は、その具体的な方法を書いておきます。
まずOneDriveのソフトをインストールします。
Windows8、8.1、10はOSと一緒にインストールされています。
Windows7、VISTAの人は、Office365に会社のアカウントでサインインした後、OneDriveのページに行って左下からインストールできます。
インストールしたらソフトを起動して、Office365のアカウントでログインします。
そうするとユーザーフォルダの中に、「OneDrive-組織名」のフォルダができます。
ちょっとややこしいですが、使うソフトのバージョンによっては、「OneDrive-Business1」というフォルダができる場合もあります。
早く統一してほしいですね。
そのできたフォルダの中にバックアップ用のフォルダを追加します。
例えばデスクトップのバックアップを「desktop」、ドキュメントは「documents」などとして、新しいフォルダを作ります。
その他にピクチャ、ダウンロードなどなど。
次に各フォルダのプロパティを開き、場所のタブから、そのフォルダの場所を変更します。
具体的にはデスクトップのプロパティを開き、場所タブに移った後、移動をクリックします。そして、場所の選択で先ほど作ったフォルダの場所を選びます。
c:\users\ユーザー名\onedrive-business1\desktopのような感じですね。
そしてOKをクリックすると、フォルダの中身をすべて移すか聞かれるので「はい」を選択します。
容量によっては時間がかかりますが、これでデスクトップのファイルがすべてOneDriveフォルダの中に移り、その後クラウド上にアップロードされます。
後は同じ事をドキュメントやダウンロードなどのフォルダで繰り返すだけです。
私は会社のデスクトップPCと自宅のノートPCのデスクトップを同じにするために、両方のPCのデスクトップをOneDriveの中のdesktopフォルダにしていました。
デスクトップは特殊なフォルダで、そうすると不具合が発生することが分かったので今は別々にしています。
デスクトップPCはD-desktopというフォルダ、ノートブックPCはN-desktopというフォルダに分けています。
こうすることで、不具合なく使えています。
容量も1TB使えるので、十分足ります。ノートPCも最近のものは最低でも320GBくらいのHDD容量があるので、ほとんど問題ありません。
但し、SSDに変更している場合や、タブレットを使うときは注意が必要です。
容量によっては足りなくなってしまうので、同期するファルダを選択することが必要です。
具体的にはタブレットのフォルダは同期するけど、デスクトップPCなどのフォルダは同期せずにブラウザで直接開いたり、ダウンロードして使うなど少し工夫が必要です。
Office365って何なん？
office365という言葉を聞いたり見たりしたことがある人も増えてきたと思います。
よく聞かれるのが、
「office365って何ができるの？」
「office365って得なん？」
お客さん以外からも聞かれます。
Microsoftのホームページにいろいろと載ってますが、正直わかりにくいですね。
間違ったことは書いてないです、でも知らない人が見ても良くわかりません。
結局、多くの人の関心はExcel、Wordが使えるかどうかになってしまいます。
「office」という名前がついていることも原因ですが、
そこだけ見てしまうとoffice365を使うメリットにはなりにくいですね。
大きく4つの機能があります。
１、Excel、Word、Outlook、PowerPointなどのアプリが使える。
しかも個人が所有するものも含めて5台のPC、Macにインストールできる。
それ以外に5台のタブレット（iOS、android、windows）でも使える。
iPadでExcelを使いたい人はoffice365しか選択肢がない。
などアプリは大きな魅力です。
２、Exchange Onlineが使える。
これが分かりにくいと言われます。
1人50GBのメールサーバが使えます。
ん、どういうこと？
メールは今でも使ってるけど？
ocnのメールを使ってる、
自社でドメインを取って、レンタルサーバを借りてる、
他所に任せてるから分からない。
メールって当たり前のように使ってるのに
自社の仕組みと費用を理解している人ってそんなにいないんですね。
基本はYahooメールやGmailと同じWebメールです。
だからインターネットにつながる環境さえあれば、
WindowsPCはもちろん、Mac、iPad、iPhone、androidのタブレット、スマホ
どの端末からでもメールを確認、送受信できます。
そしてその容量が50GBあります、一般ユーザーで7～10年分らしいです。
Exchangeにはもう一つの機能、予定表があります。
個人のスケジュールを入れて、みんなで共有できます。
スケジュールってどこの会社でも重要ですよね。
カレンダー、スケジュール帳、ホワイトボード、何かに書いてます。
グループウェアを使って管理している会社さんも多いと思います。
それがExchangeがあれば、どこでも、どの端末でも可能になります。
３、OneDrive、SharePointが使えます。
OneDriveは個人向けの1TBの容量のクラウドストレージです。
PCのOneDriveフォルダにあるファイルをクラウド上に同期できます。
バックアップになりますし、他の端末からでもファイルを見ることができます。
共有相手を指定してファイルやフォルダの共有もできます。
DropBoxやGoogleDriveなどと基本的に仕組みは同じです。
SharePointは組織向けのクラウドストレージです。
2016年2月から容量が1TBになりました。
少人数の企業ではこれで十分にファイルサーバの代わりになります。
OneDrive、SharePointには同期アプリがありますが、現在3タイプもあります。
これが色々と問題引き起こすので、他のブログでは評判が悪いですね。
Microsoftさんには早急に安定して稼働するアプリを開発してほしいです。
４、Skype for Businessが使えます。
PC等を利用しての無料通話、テレビ電話、テレビ会議ができます。
国内だけだと今は携帯電話もかけ放題ですからメリットもイマイチですが、
海外と頻繁に連絡を取られる会社さんには必須アイテムですね。
テレビ会議は自宅から、支店から、客先から、場所を選ばず、インターネット・カメラ・マイクさえあれば会議に参加できます。
以上、4つの大きな機能があります。
これが、月々220円～1380円の料金で機能を選んで使用できます。