ブログ ～ 1人で使うOffice365
1人で使うoffice365-まとめ
大阪市内を中心にOffice365の提案をやってます。
前回まで6回に渡り「1人で使うOffice365」をテーマにしてきました。
月額540円の「Office365 Business Essentials」を導入すれば、バックアップや外出先でのファイル確認、メールの送受信、スケジュール設定などが簡単に便利に使えます。
最後に無料サービスとの比較をしてみたいと思います。
無料のサービスでDropboxはファイル保存機能しかないので、ここでは取り上げません。
MicrosoftのOneDrive、outlook.comなどMicrosoftアカウントを使って利用できるサービスとGoogleのGoogleドライブやGmailなどGoogleアカウントを使って利用できるサービスです。
どちらも無料で利用できます。容量はメールとストレージを含めて15GBです。
この15GBが微妙な数字です。
デスクトップやドキュメントフォルダに保存しているファイルは10GBくらいまでの方が多いと思います。
ファイルを保存するだけなら足りますが、メールもそれで使うとなると足りません。
1年は何とか足りても、2年目の途中くらいで足らなくなる人が多いのではないかと思います。
それならばとメールはGmailで使って、ファイル保存はOneDriveですれば、それぞれで15GB使える！と思いつく方もいるかもしれません。
正解です。それぞれで15GB使えます。使い方にもよりますがこれで十分という方も多いと思います。
無料のサービスには欠点がいくつかあります。
ここではその内の2つをあげます。
まず1つ目は、「サービスレベルが継続されるか分からない」ということです。
近年データセンターが建設ラッシュでストレージが余り気味ということもあって、無料の容量が大きくなっています。それで15GBまで無料になってますが、これがいつまで続くか分かりません。
少し前までは5GBや7GBの容量でした。これだけではメールだけ、ファイル保存だけという使い方でも足りないと思います。
15GBという容量も全員が恐らく5GBも使わないという前提で提供されているので、平均的な使用量が増えていけば10GBや7GBに制限されるかもしれません。
もう1つは、「アカウントが個人のもの」ということです。
1人社長とはちょっとずれますが、最初は1人でも上手くいけば社員を雇います。
その時に無料のアカウントを使ってと言うと「ちょっとカッコ悪い」感じがしませんか？
でもカッコ悪いだけならいいんですが、そのアカウントは社員のものです。会社のものではありません。
ということは社員が辞めた後、会社としてそのアカウントを管理できなくなるということです。
その時に利用していたメールやファイルがそのまま個人へと引き継がれるわけですから、業種によっては大問題ですね。
顧客データも一緒でしょうから、会社の信用にも関わります。
その他、「セキュリティ100%保証されるか分からない」」、「独自ドメインが使えない」ということもあります。
有料サービスと無料サービスのレベルが容量の違いだけではありません。
大切なセキュリティのレベルも違います。もちろん無料だからセキュリティが甘いと言っているわけではなく、有料サービスのほうがより万全にバックアップやセキュリティ対策も行われているということです。
最近はアカウントを乗っ取られる被害も多々発生しています。
無料アカウントでもそれなりに対処してもらえますが、積極的に対応してもらえる有料サービスをお勧めします。
また先日述べた独自ドメインも使えません。
これからの時代、独自ドメインはぜひとも使っていただきたいと思います。
今後社員が増えるたびに月額540円かかるんやろ～と聞かれることもあります。
「そうです。」と答えるしかありませんが、でも付け足します。
「社員に払う給料や交通費、社会保険料のことを考えてください」と。
10万円、20万円、30万円の経費を掛けて社員を雇うんですから、
便利に働ける、効率よく働ける、いっぱい稼いでもらうことを考えると、540円払うほうがいいと思いませんか？
月に数回でも何かを確認するためだけに事務所に戻らなければならないとなると、その分の交通費やガソリン代、そして時間が無駄になります。
それが540円を払うことによって、その回数を減らすことができるんです。
社員が20人になると月額1万円余りかかりますが、20人用のきちんとした社内システムを用意しようとすると月額1万円のリース料では到底賄えません。
社員何百人という大企業で利用されていることからも、コストやセキュリティ、利便性などが優れていることがお分かりいただけると思います。
今回で1人で使うシリーズは終了です。
途中からメールアドレスを変えるのは色々と手間がかかるので、できるだけ早いうちに導入していただけたらと思います。
1人で使うOffice365-メール3
大阪市内を中心にOffice365の提案をやってます。
今回はメールの3回目です。
前々回で一般的なメールを使う場合のデメリット、前回で独自ドメインについて書きました。
今回はOffice365を利用するとメールの使い方がこんなに便利になる！という話をしたいと思います。
そう思ってもらえるように、頑張ります。
Office365のBusiness EssentialsかBusiness Premiumを契約すると、メールが利用できるようになります。
そのメールアドレスは、xxxxxx＠yyyyyy.onmicrosoft.comという形です。
xxxxxxはユーザー名で、yyyyyyはテナント名と言います。
ユーザー名は使う方ごとに変わりますが、テナント名は1つの組織で共通です。
私の場合は、yasuda＠smaope.onmicrosoft.comです。
smaopeという部分がテナント名です。
このメールアドレスを利用してメールの送受信ができます。
もちろん今まで通りpop3やsmtpを使うこともできますが、Exchange Onlineが利用できます。
Exchange Onlineは大企業など社内でメールサーバを立てて運用しているメール用アプリケーションのクラウド版です。
極めれば色々なことができます。例えば「部下が送ったメールは上司が確認してからでないと実際に送信されない」など高度な管理ができるようになっています。
ここでは1人社長がテーマですので1人での便利な使い方を中心にします。
最初の方にも書きましたが、1人社長は何でも1人でこなさないといけません。
そのためにはスピードが大切！
スピードを上げるためには、時と場所を選ばない環境が必要ですね。
OneDriveを使えばその環境ができたのと同じように、Exchange Onlineを使えばメールでもその環境が整います。
POP3でメールを受信するのではなく、メールサーバにメールを見に行く仕組みです。
そのために別のPCやスマホ、iPhoneからアクセスしても同じ内容です。
もちろん送信済みメールの内容も同じになります。
添付ファイルもほとんどの物はスマホからでも確認できます。
ちょっと詳しい方はIMAPを使っても同じことができるとおっしゃるかもしれません。
確かに同じようなことはできますが、前々回も書きましたようにメールをサーバに残したままにすると膨大な容量が必要になります。
例えばocnでしたらメールボックスの容量は最大1GBです。
半年～1年間くらいなら持つかもしれませんが、3年以上はかなり厳しい数字です。
Exchange Onlineのメールボックスの容量は50GBです。
これは一般的なヘビーユーザー（ちょっとおかしな言い方ですが）の7～10年分に相当します。
つまり、5、6年前のメールをどんな端末でも簡単に見ることができます。
そしてメールをダウンロードしないと言うことは、PCを買い替えてもメールボックスの移行をしなくていいということです。
ご自分でされた方は結構時間がかかったことを覚えておられるでしょう。3GB～5GBくらいの容量は普通にあるので、結構時間がかかります。
その作業をしなくていいとなれば、データの移行作業も大幅に短縮できます。
OneDriveも一緒に使えばデータの移行作業そのものが無くなるかもしれませんね。
またウイルスチェック機能や迷惑メール機能も標準でついています。
ocnでは、それぞれに200円の追加料金がかかるようです。
セキュリティ対策にメールサーバでのウイルスチェックは重要です。常に最新の定義ファイルに更新されるので、PCで開く前にウイルスを排除できます。
また迷惑メール対策はその判定基準を9段階に変更できますし、ホワイトリスト、ブラックリストの登録もできるので、迷惑メールの誤判定を減らすことができます。
会社でよく使われるinfo＠・・・・やsupport＠・・・・などの共有メールアドレスも自由に作ることができます。
これには追加料金がかかりません。
ここまでのことができて、1人ならば月額540円です。
安いと思いませんか？
しかし、このメールボックスのメールアドレスは、
yasuda＠smaope.onmicrosoft.comです。
これではocnなどのプロバイダのメールから、マイクロソフトのメールに変わっただけですよね。
ここで独自ドメインの登場です。
独自ドメインを取得して、Office365に設定することによって、
yasuda＠smart-operations.co.jpのメールアドレスで利用できます。
Office365のメールは単体でも十分便利に利用できますが、独自ドメインと組み合わせることによって、より効果的に利用できるようになります。
是非検討してみてください。
※ 文中のメールアドレスの＠はスパム対策のために全角にしています。
1人で使うOffice365-メール2
前回は一般的なメールの弱点についていろいろと書きました。
今回は独自ドメインなどについて書きます。
だんだんとOffice365から離れていってる気がしますが・・・
メールをするためにはメールアドレスが必要ですが、その前にインターネットに接続する必要があります。その時にインターネットプロバイダと契約をするわけですが、そこでメールアドレスを1つもらえます。
xxx@xxxx.ocn.ne.jpのような感じのプロバイダの名前が入ったメールアドレスです。
eo光やjcomの場合はプロバイダ契約が回線に含まれていますので意識して契約することはないですが、後ろにeonet.ne.jpなどがついたメールアドレスがもらえます。
これでEメールが使えます。
当社はASAHIネットとプロバイダ契約をしているので、asahinet.jpが後ろについたメールアドレスをもらっていますが、使うことはありません。
当社のメールアドレスは、xxx@smart-operations.co.jpです。
この@の後ろのsmart-operations.co.jpを独自ドメインと言います。
これは世界に1つだけのもので、早い者勝ちです。
当社の場合、smart-operations.comはもうどこかで登録されていたので使えませんでした。
ドメインオークションで売っていて、たまに案内が来ますが60万くらいするみたいです。
とてもじゃないけど買わないですよね。大企業なら買うんですかねぇ？
中小企業の場合、独自ドメインを使うところも増えてきましたが、まだまだプロバイダやyahooやgmailなどの無料のメールアドレスを使っている会社もよく目にします。
安いほうがいいと言われるとそれまでですが、感覚的に独自ドメインのほうがいいと思います。
例えるのは難しいですが、「靴を綺麗に磨いているか？」のような感じですかね。
ビジネスマンは靴を見ろ！のようなことを書いている本があったと思います。靴を見ればその人が仕事ができる人か分かるとか、付き合っていい人か分かるとかのあれです。
私はあまり靴は磨いてませんし、汚い靴の人と付き合わないこともありません。
しかし世の中にはそういう主義の人が一定数いるのは間違いないと思います。
名刺を交換してプロバイダのメールアドレスが載っていると、
「独自ドメイン取ってないんや、取ったらいいのにな」と思います。
だから取引しないとは全く思いませんが、中にはちょっと低く見る人もいると思います。
そうなんです、プロバイダのメールを使っているだけでちょっと低くみられることがあるんです。
むかつきませんか？
月に2000～3000円のことで、ちょっと低くみられるかもしれないんです。
（金額はドメインの維持費とメールサーバの費用です）
私は面倒なので毎日靴を磨くのは手間だと思ってやりませんが、月に2000～3000円くらいなら払ったほうがいいと思います。
でも中にはお金を払うくらいなら、そう思われてもいいという人もいらっしゃいます。
もったいないなぁ～と思いますが、人によって価値観が違うから面白いですね。
最後に「.co.jp」と「.jp」や「.com」、「.net」の違いです。
「.co.jp」は1つの登記された法人について1つしか登録できません。より信用度が高いと言えますが、維持費用も年間5000円～と高めになります。
「.jp」は日本国内の法人・個人ならいくつでも登録できます。こちらも費用は高めです。
「.com」、「.net」は登録に関して制限はほとんどありません。費用は1000円～と安く設定されています。
当社の場合は前述したとおり、「smart-operations.com」が無かったので必然的に「smart-operations.co.jp」にしました。費用も「.com」と比べると高いですが、そこまで高くありませんので、気にしませんでした。
今回は独自ドメインの話だけにしておいて、次回に独自ドメインを使って、office365のメールを最大限に利用する話をします。
1人で使うOffice365-メール
今回はOffice365のメールの話をします。
Eメールはいまや、電話やFAXと同じくらい当たり前に使われていると思います。
これは簡単そうで、踏み込んでしまうとややこしい説明になってしまうので、分かりづらかったらすいません。
一般的に使われているメールは、PCにダウンロードしています。
そして、ダウンロードしてしまうとそのPCでしかメールを見ることができません。
前から言ってるように自宅のPCやタブレットやスマホでメールを見ることができなくなります。不便ですよね～。
だから、他の端末でも見れるようにサーバに残したままにします。こうすることによって、他のPCでもダウンロードしてみることができるようになります。
この使い方をされている方が結構いらっしゃると思います。
但し、この使い方にはいくつかの欠点があります。
まずメールをサーバに残したままにするので、サーバの容量を圧迫します。
通常のメールボックスの容量は100MB程度ですので、写真を添付するとすぐにいっぱいになって、以降のメールが受信できなくなります。
また送信したメールは送信済みフォルダに保存されますが、これはそのPCでしか確認できません。
つまり会社のPCから送ったメールの内容について問い合わせがあったときは、会社のPCを見ないとどんなメールを送ったのかが確認できないということです。
これはちょっと不便ですよね。
そしてもう1つ、これは不便と言うよりもセキュリティ上のリスクですが、メールを受信するときにPOP3というプロトコルを使って受信している方がほとんどです。
これはメールを受信するときにアカウント名とパスワードでサーバにログインする方法ですが、暗号化されていません。ですので無線LANを使用している場合や、同じネットワークに接続している人に盗聴される恐れがあります。
メールはセキュリティ的にとても脆弱です。ほとんどの場合は、アカウント名はメールアドレスです。そしてそれらの情報がネットワーク上を暗号化されずに流れていくので、盗聴にはとても弱い仕組みです。
最近はPOP3SやSMTPSに対応しているメールサーバ、メールクライアントが増えてきましたが、設定はPOP3とSMTPのままと言う方がまだまだ多いです。
アカウントとパスワードが漏れるとメールが盗聴されます。そしてサーバに残したままの設定にすると、ほとんど全てのメールが盗聴されるようになります。
見積もりやパスワード情報、個人情報、給与情報などメールでやり取りされている情報はとても増えています。
メールの設定は、1日でも早く見直すべきです。
ここまで今のメールの使い方について3つの問題を上げました。しかし、これらはちょっとした工夫や変更で対処可能です。
メールサーバの容量については、契約容量を増やすかサーバに残す日数を減らす。
送信済みメールについては、BCCで自分にも送る。
セキュリティについては、POP3SやSMTPSを利用する。
こうすることによって対処は可能ですが、契約容量を増やすためには費用が増えるかもしれません。サーバに残す日数を減らすことで片方のPCで受信できないメールが増えるかもしれません。送信するときにBCCで自分に送ることを忘れてしまうかもしれません。自分のメールサーバがPOP3SやSMTPSに対応していないかもしれません。（最後は今時ほとんどないと思いますが・・・）
こういう色々なちょっとした不具合が解消できるなら、Office365のメールを利用してみることもありだとは思いませんか？
う～ん、最初に書いた通りとても分かりにくい内容になってしまいました。書いている自分が分かりにくいと思っているから、読んでいる人はもっと分かりにくいでしょうね。
今回は今までのメールサーバを利用することの不具合についてでしたが、次回は独自ドメインのことも絡めて書こうと思います。
1人で使うOffice365-予定表
1人社長に最適なOffice365ですが、今回は予定表です。
会社で働いている場合は、上司や同僚、事務員さんがいてますので、何か忘れても誰かが気付いて教えてくれたり、フォローしてくれたりすることが結構あったと思います。
反対に自分がフォローすることもあって、持ちつ持たれつでした。
1人社長になると、そういった周りからのフォローが期待できなくなります。
元々、独立しようというくらいですから予定などはきちんと自分で管理できるだろうと思うかもしれませんが、私もそうですが結構適当な人が多いです。覚えておくかメモしておくくらいですね。そして忘れたり、どこにメモしたかが分からなくなって、その内メモしたことも忘れたりとなっていきます。
独立して今までやってきた以外の雑務が増えますから、これは人間として仕方ないことだと思います。
そこで周りの人以外に頼れるものが必要になります。昔は分厚いシステム手帳を使ってた人が多かったですね、最近はビジネス手帳と呼ばれる薄めの手帳をよく見かけます。
でもやっぱりスマホですよね、iPhoneかandroidはほとんどの人が持ってると思います。会社支給はバッテリの持ちのことや使いやすさ、経費などの面から今でもガラケーを使っている人が結構いますが、個人的にはスマホを持っている人がほとんどだと思います。
1人社長さんには是非スマホを使ってほしいですね。
そしてそれで予定を管理してほしいと思います。予定はスマホのカレンダーアプリで管理している人も結構いてると思いますが、PCではどうしてますか？Yahoo!やGoogleのカレンダーを使ったり、iPhoneの人はiCloudを使ってPCでも確認するんですかね？
iCloudはなんかイマイチぴんと来ないような気がします。
そこでOffice365の出番です。先日、月額540円でPCのバックアップができます、スマホや自宅PCからでもファイルにアクセスできるという話をしましたが、追加料金なしで予定表も使えます。
時間を指定してアラートも発信してくれるので、予定が決まると同時に入力しておけば忘れることはほぼなくなると思います。
そしてこの予定表を終わった後の行動記録として活用することで価値が増します。
例えば商談の予定を入れていて、そのあとで商談の内容を簡単に記録しておくことができます。また次回のフォローの予定もそのまま入れておけば、いいタイミングで電話ができたり、再訪問できたりします。後で考えるよりも感じたときに手元のスマホで入力できるのがいいですね。
また予定していないことでも、1日の終わりにその日何をやっていたかを入力することで自分の行動管理ができます。全部入力していくと無駄なことばかりやってる or 何もしていないことが分かって嫌になります(笑)
でもそれが分かると改善することもできます。社員の時は特に改善しても給料上がらない、早く帰れないし～という感じもありますが、1人社長ですので利益は上がりますし、仕事以外の時間を増やせます。
アプリもいろいろあります、OWA、Outlookなどが使えますが、ExchangeActiveSyncというアカウントを追加する方法もあります。
詳細はいろいろとググっていただければと思います、方法がありすぎてここでこのやり方が一番いいですとは決められないです。
私はiPhoneではOWAを使って、androidではExchangeActiveSyncでアカウントを追加しています。
今回はあんまりOffice365の予定表をうまく勧められていない気もしますが、予定管理だけは大切にしてくださいね。
1人で使うOffice365-OneDrive2
先日OneDriveを使えば簡単にバックアップが取れると書きました。
個人向け（無料）との違いを説明しておきたいと思います。
お客さんに説明しているときに無料もありますよね？とよく聞かれます。無料の個人向けのOneDriveもあります。もっと言うと無料のDropBoxや無料のGoogleDriveもあります。そして有料のそれらもあります。
それらの違いについて簡単に説明したいと思います。
まず無料の物ですが、一言で言うと容量が小さいです。
OneDriveで7GB、GoogleDriveで15GB、DropBoxで2GBしかありません。iPhoneの写真が2MB近いことを思うと到底満足な容量とは言えません。また写真など特定のファイルだけを保存するならいいですが、デスクトップやドキュメントのバックアップとなると安心して使うことができません。
もう1つは機密性や完全性が保証されていません。簡単に言うと情報漏えいしても無くなっても責任は負いませんということです。
そうは言ってもそれなりの大企業のやることなので、無くなったりすることはないだろうと高をくくって使ってらっしゃる方も多いと思います。しかし現実にブログなどで無くなったと憤っている方が一定数いらっしゃいますので、間違ってファイルを削除されたりすることは現実問題としてあるんだろうと想像できます。
無料だからと使い続けると万に一つの可能性でファイルが消えることもあるとなると、クラウドにバックアップを取っている意味など無くなってしまいます。
1アカウント500円～1000円程度なので是非有料サービスに加入してください。
料金の比較ですが、OneDriveは月額540円、1人1TB使えます。共有できるSharePointは組織で1TB使えます。つまり1人社長ならば2TBが540円で使えます。
続いてDropBoxは2通りあります。月額1200円、1TBの個人で使うためのDropbox Proと月額1500円、容量無制限、5アカウントからのDropbox Businessがあります。容量無制限はインパクトとしては嬉しいですが、実際の組織で1TB以上の容量を要求するところはほとんどありません。
最後にGoogleDriveです。月額500円と一番安価ですが、容量が30GBとかなり小さいです。またメールも含めた容量ですので実際の運用では追加が必要になると思います。
価格面を考えるとOneDriveに軍配が上がります。
またExcelなどのシートを開くことはそれぞれできるのですが、Excelで開くことができるのはOneDriveだけです。
残念なことにOneDriveのデスクトップアプリは完全とは言えません。タイプが今のところ3種類もあって、OSやOfficeアプリなどとの兼ね合いでどれが入っているか分かりにくいところがあります。Microsoftには1日も早くきっちりしたものを公開してほしいところです。
今回はそれぞれのクラウドストレージの比較を考えてみました。私OneDriveが一番だと思います（完全ではありませんが）。
是非検討してみてください。
1人で使うOffice365-OneDrive
Office365は中小企業でその効果をより実感してもらえる製品だと個人的には思っています。
その中でも特にお勧めしたいのが、１人で会社を経営されている社長さんです。
会社に１人しかいないので、事務も営業もなんでも１人でこなさないといけません。必然的に就業時間などあってないようなものになります。朝８時前や夜９時以降に電話がかかってくることもあるでしょう。その時に事務所に行かないと分かりませんと答えてしまえば商機を逃してしまうかもしれません。小さい会社の大きな武器はスピードだと思います。Office365を使うことによって、自宅でも移動中でもファイルやメールを確認できる、これにはメリットを感じていただけると思います。
またデータのバックアップもOffice365なら安心です。容量が1TBのOneDriveを使用すれば、簡単にバックアップが取れます。必要なファイルを選択してアップロードする必要はありません。そういう使い方をしてしまうとアップロードし忘れたファイルは他では見れなくなります。デスクトップやドキュメントをフォルダ丸ごとOneDriveにアップロードしてしまいましょう。他にもダウンロードフォルダやピクチャフォルダなどもアップロードすることもできます。外付けのHDDやUSBメモリにバックアップを取っている方も多いと思いますが、それよりも手軽で安全に使ってもらえます。
もう1つOneDriveに保存したファイルは世代管理できます。Excelの見積書を上書き保存してしまったことはありませんか？そんなときもバージョン管理で前のファイルを開いて別に保存できます。またゴミ箱機能もありますので、間違って削除してしまったファイルもゴミ箱から戻せます。バージョン管理は約1ヶ月、ゴミ箱機能は約1年有効です。
今回はOneDriveのことだけでしたが、これだけでも月額540円の値打ちは十分あると思います。
ぜひ導入を検討してください。