メールの誤送信を防止する

　メールやFAXの誤送信防止はよく聞かれる話です。

 

　最近の複合機にもFAXの誤送信防止機能が追加されていますが、アドレス帳に登録されていない番号には送れないとか、確認メッセージを出してもう一度OKしないと送れないとか、不便になっている割には効果がいまいちかなと思うものが多いです。

 

 

　メールの場合はどうでしょう？

 

　Gmailには送信取り消し機能があって、私も以前は使っていました。

　送信後に取消というボタンが表示されて30秒以内なら送信を取り消せるという機能です。画面を遷移してしまうと取消できないので、実際は数秒以内の勝負です。

　誤送信は送信ボタンをクリックして数秒後に気付くことが多いので、一定の効果があります。

　実際に使ったことは2、3度ですが、「あっ！」と思ったときに助かりました。

 

　Office365のExchange Onlineにもこの機能を付けて欲しいと思っているのですが、なかなか付きません。

　Gmailの真似ができないのか、権利関係があるのかもしれませんね。

 

　メーラーにOutlookを使っている場合は、メッセージルールを追加することによって指定した時間後に配信する設定をすることができます。

　1～3分くらいがいいと思います。その間は送信トレイに残るので送信を取り消すことができます。

 

　私は通常Outlookを使わずに、IEでOWAを使っています。

　OWAでは遅延配信の設定ができないようですので、Exchange Onlineの別の機能を使って送信確認をしています。

 

　それは承認機能です。

　メールを送信すると指定したアドレスに通知され、そこで承認した後にメールが配信されるという機能です。

　上司が部下の送信メールを確認するための機能ですが、それを自分が送るメールを自分が承認するように設定しています。

 

　メールを作成して送信すると、数秒後に自分にメールが届きます。

　そこには宛先のメールアドレスとメール本文が数行載っています。

　添付ファイルを開いて確認すればすべての内容が確認できます。

　宛先や内容に問題がなければ承認のチェックをクリックすることで実際にメールが送信されます。

 

　誤送信はヒューマンエラーなのでどれだけ対策を施してもゼロにすることはできませんが、誤送信はかなり減りました。

　私の場合はほとんどが添付ファイル漏れですが・・・。

 

 

　iPhoneの場合はちょっと手間かもしれません。

　iPhoneでメールを受信するには、OWAアプリ、Outlookアプリ、既定のメーラーの3種類があります。

　このうち承認ボタンはOWAアプリでしか表示されません。

　また添付された元のメールはOWAでは直接見ることができません。Outlookアプリや既定のメーラーなら見ることができます。

　よってメールの内容を確認して承認するためには、Outlookアプリで開いて確認する必要があり、OWAアプリで承認する必要があります。

　iPhoneから添付ファイルのあるメールを送ることはほとんどなく、簡単な急ぎの連絡メールだけですので実際はOWAアプリ1つで間に合うと思います。

 

 

　以上、メールの誤送信防止の内容でした。

　2016年8月21日現在の私の使用状況に基づいて書いてますので、機能追加や削除などで使い方が変わる場合があります。