Office365に関する新しい問い合わせがありました。
「複数のデバイスでメールの内容を全て同期したい」
「デスクトップPCとタブレットで同じファイルを見たい」
「会社外部の人とファイルを共有したい」
と言った内容です。
全てOffice365 Business Essentialsでできる内容です。
1つ注意点がありました。
個人のメールは使わずに info@xxx.xxx のメールボックスを全員で使用したいということです。
共有メールを作って送受信することは今までにもやっていますが、通常の所有者として送信した場合は共有メールボックスの送信済みアイテムにメールが残りません。
これを残すための方法は2通りあります。
1つ目はOWAを使っている場合に限られますが、とても簡単です。
右上のアカウントをクリックして、「他のメールボックスを開く」を選択します。
そこでinfo@xxx.xxxを入力すれば、info@xxx.xxxのメールボックスが開きます。
その中で送信したものは全てinfo@xxx.xxxの送信済みアイテムに残ります。
但し、この方法ではOutlookアプリには対応できません。
2つ目はOutlookアプリにも対応できる方法です。
PowerShellを使ってメールボックスの設定を変更します。
具体的な設定方法は最後にしますが、自分の送信済みアイテムに残すメールと同じものをinfo@xxx.xxxの送信済みアイテムにも残す方法です。
どちらが使いやすいかですが、2つ目はメールを作成するたびに送信者をinfo@xxx.xxxに変更する必要があります。忘れてそのまま自分のアドレスで送ってしまいそうです。
そのためにブラウザのOWAで開く1つ目の方がお薦めですね。
朝一で共有メールボックスを開いてしまえばいいので手間もかかりません。
結構需要がありそうな内容だと思います。
ここから下の内容は私個人のための覚書です。参考にする場合は自己責任でお願いします。
1.PowerShellを管理者モードで起動する。
最新のwindows10ではスタートボタンの右クリックから簡単に起動できます。
2.PowerShellの実行権限をUnrestrictedに変更する。
Get-ExecutionPolicy
を実行して権限を確認します。
最初はRestrictedになってるはずなので、
Set-ExecutionPolicy Unrestricted
を実行して制限なしに変更します。
3.Exchange Onlineに接続する。
$UserCredential = Get-Credential
を実行します。
ユーザー名とパスワードの入力が求められるので入力します。
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic
-AllowRedirection
を実行します。
Import-PSSession $Session
を実行します。
4.メールの設定を変更します。
今回は共有メールボックスに送信済みメールを残す設定です。
Set-Mailbox -Identity <共有メールアドレス> -MessageCopyForSentAsEnabled $True
を実行します。
5.作業が終わったらセッションを切断します。
Remove-PSSession $Session
6.PowerShellの実行権限をRestrictedに戻します。
Set-ExecutionPolicy Restricted